Ab dem Jahr 2025 startet die verpflichtende Einführung der E-Rechnung. Das klingt zunächst komplex, ist aber einfach zu bewältigen, wenn Sie sich rechtzeitig vorbereiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein standardisierter elektronischer Datensatz, der alle notwendigen Rechnungsangaben enthält. Der Vorteil: Die Daten können beim Empfänger direkt weiterverarbeitet werden, etwa für Buchführung und Überweisungen, ohne dass ein Scannen oder manuelles Eingeben erforderlich ist.
In der Praxis werden hauptsächlich zwei Formate verwendet: ZUGFeRD (Version 2.0.1 und höher), das neben dem Datensatz auch ein Rechnungsbild enthält, und die X-Rechnung, die nur aus einem Datensatz besteht.
Bisherige Regelung
Rechnungen konnten bislang auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als Datei (z.B. PDF) verschickt werden.
Änderungen ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 können Lieferanten Ihnen E-Rechnungen ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung senden. Sie müssen in der Lage sein, diese zu empfangen und zu verarbeiten. Dazu benötigen Sie:
- Ein separates E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang, um die Übersicht zu behalten.
- Software zur Verarbeitung der E-Rechnungen. Diese Software sollte die Rechnung elektronisch weiterleiten und unveränderbar archivieren können.
Sie werden weiterhin auch Rechnungen in Papierform oder alten Formaten erhalten. Wir bieten Ihnen Lösungen zur elektronischen Übertragung dieser Formate an.
Rechnungen an Ihre Kunden
Ab dem 1. Januar 2025 können Sie Rechnungen als E-Rechnung erstellen, die Ihre Kunden akzeptieren müssen. Informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig über die Umstellung. Bis Ende 2026 dürfen Sie weiterhin Rechnungen auf Papier oder als PDF ausstellen. Bei einem Umsatz unter 800.000 Euro ist dies sogar bis Ende 2027 möglich.
Was gilt für Gutschriften?
Auch Gutschriften wie Milchgeld- oder Getreideabrechnungen sind von der Umstellung betroffen. Die gleichen Übergangsfristen gelten auch hier.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnung wird für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Nächste Schritte
Beginnen Sie sofort mit der Vorbereitung auf den Empfang und die Erstellung von E-Rechnungen. Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre Software anzupassen. Papierrechnungen werden zunehmend unpraktisch – E-Rechnungen sind die Zukunft.
Unser Digitalisierungsteam berät Sie gerne bei der Umstellung und steht Ihnen bei der Umsetzung zur Verfügung. Sie erreichen das Digitalisierungsteam unter folgender E-Mail-Adresse: justfarming.steuerberatung@lhv.de
